Näin laitat kehityskohteet tärkeysjärjestykseen

Miten on mahdollista niputtaa satojen tarpeiden ja ristiriitaistenkin toiveiden aallokosta ehjä kokonaisuus, johon kaikki osapuolet sitoutuvat, ja jossa tekemiset on palasteltu tärkeysjärjestykseen?

TL;DR – Kuuntele kaikkia tahoja, joita kehitys koskee ja jaa kuulemasi toiveet heille. Listaa kaikki kehitystarpeet käyttäjätarinoiksi. Pyydä sekä asiakkaita että liiketoiminnan omistajia pisteyttämään tarinat tärkeysjärjestykseen ja lisää jokaiseen toteuttajatiimin toteutettuvuus- ja työmääräarvio numeroarvona. Lopputuloksena syntyy havainnollinen tehtävälista, jossa kuuluu asiakkaan, liiketoiminnan ja toteuttajien ääni.

Organisaatioiden arjessa juututaan ajoittain pattitilanteisiin, joissa erilaiset tavoitteet ja tarpeet kilpailevat keskenään. Toisinaan firman kovaäänisin hahmo, taitavin sisäpoliitikko tai muutosvastarintaliike vie kehitystä omaan suuntaansa. Tällainen diktatuuri on erittäin ok, jos sitä edustaa elon-musk-steve-jobs-tyyppinen näkemyksellinen profeetta. Demokraattisemmassa yhteisössä pattitilanteiden ratkaisemiseen kannattaa ottaa mukaan puolueeton asiantuntija, joka rahoittaa koko homman: Asiakas. Hän osaa kertoa mitä asiakkaana tarvitsee, arvostaa ja mistä on valmis maksamaan preemiota.

 

Työtapa, jolla saat toiveiden tynnyriin tolkun

1) Tarpeet ja motiivit käyttäjätarinoiksi
  • Jututa ja kuule henkilöitä, jotka ovat tekemisissä kehityskohteen kanssa. Näitä ovat esimerkiksi loppuasiakkaat, liiketoiminnan omistajat, myyjät, asiakaspalvelijat ja toteuttajat. Selvitä heidän tarpeet, motiivit, nykyiset toimintatavat sekä esteet.
  • Kirjaa tarpeet ja motiivit käyttäjätarinoiksi, josta käy ilmi kenen ongelmaa ratkotaan, millainen tarve on ja mitä käyttäjä haluaa saavuttaa. Esim. “Loppuasiakkaana voin maksaa matkapuhelimella pysäköinnin, jotta vältän sakot ja säästyn parkkikolikoiden etsimiseltä”. Toiveiden kirjaaminen käyttäjätarinan muotoon voi tuntua hölmöltä ja joustamattomalta, mutta se auttaa jokaista lukijaa ymmärtämään tarpeet yksiselitteisimmin.
  • Kirjaa kaikki kuulemasi toiveet käyttäjätarinoiksi, jotta ne pysyvät yksissä kansissa. Se viestii väkevästi, että kaikkien osallistujien tarpeet on kuultu.
2) Laita asiakkaat arvioimaan mistä he ovat valmiita maksamaan
  • Rakenna kehityskohteesta prototyyppi tai muutama erilainen skenaario ja testauta ne asiakkailla mahdollisimman todenmukaisissa oloissa.
  • Tee isommalla asiakasryhmällä asiakastutkimus, jossa he arvottavat aiemmin tehdyt käyttäjätarinat omasta näkökulmastaan, esim. asteikolla ‘Välttämätöntä <—> En tarvitse’. Tutkimuksen tarkoituksena on vahvistaa tai kumota asiakastarpeita (käyttäjätarinoita) riittävän isolla ja tilastollisesti pätevällä otoksella. Tavoitteena on saada vääristymättömään otokseen satoja nykyisiä ja potentiaalisia asiakkaita, jotta vastaajajoukko edustaa tasapuolisesti koko asiakaskuntaa ja tutkimuksen virhemarginaali saadaan minimiin. Vaikka vastaajamäärä jäisi pieneksi, sen antama näkemys asiakastarpeista on silti enemmän totta kuin sinun tai kollegan arvaus. Mikäli tuotteesi tai yrityksesi on uusi, etsi koko potentiaalin joukosta muutama prosentti kaikkein innostuneimpien kohderyhmää, joille suuntaat tuotteesi. Ensimmäiset asiakkaat ja aito erottuvuus ovat kaikkein vaikeinta saavuttaa.
3) Liiketoiminnan edustajat arvioivat eurot
  • Teetä bisneksen omistajille täsmälleen sama kyselytutkimus kuin asiakkaille ja kysy: “Mikä on tämän [käyttäjätarinan] tuoma arvo liiketoiminnalle?”. Liiketoiminnallisen arvon mittarit sovitaan aina yrityskohtaisesti. Organisaatiosta riippuen se voi olla yksi tai yhdistelmä seuraavista: liikevaihto, kannattavuus, markkinapotentiaali, kasvupotentiaali, merkitys imagolle, sopivuus yrityksen visioon ja nykyiseen tarjoamaan.
4) Arvioi toteutettavuus tekijätiimin kanssa
  • Ensimmäisen arviointikierroksen kunkin käyttäjätarinan toteutettavuudesta ja resurssisyöppöydestä voit tehdä toteuttajien/kehittäjien kanssa vaikka arvaamalla. Sen tuottama tärkeysjärjestys on epätarkka, mutta antaa hehtoluokan kehityskohteiden koosta suhteessa toisiinsa. Mikäli jokaiselle käyttäjätarinalle lasketaan taloudellinen kannattavuus (ks. kohta 3.), tarvitaan tarkempi arvio työmäärästä, toteutettavuudesta, alkuinvestoinnista, juoksevista kuluista ja riskistä.
5) Ynnäile yhteen asiakkaiden, liiketoiminnan edustajien ja toteuttajien antamat arviot
  • Listaa käyttäjätarinat laskentataulukkoon ja lisää jokaisen tarinan jatkoksi asiakastarpeen, liiketoiminta-arvon ja toteutettavuuden arviot numeroina. Numeroinnissa kannattaa käyttää asteikkona esimerkiksi fibonaccin lukujonoa (1, 3, 5, 8, 13, 21…), jotta erinomaisen ja keskinkertaisen erot korostuvat. Huomaa, että toteutettavuuden osalta pisteytys tehdään käänteisesti; Toteutettavin käyttäjätarina saa suurimmat pisteet.
  • Kerro kunkin käyttäjätarinan saamat pisteet keskenään; Asiakastarve * Arvo liiketoiminnalle * Toteutettavuus = Kehityskohteen tärkeys.
  • Järjestä lopuksi käyttäjätarinat niiden saamien yhteispisteiden mukaan laskevaan järjestykseen.
6) Ta-daa!
  • Nyt sinulla on tehtävälista, jossa kuuluu asiakkaan, liiketoiminnan ja toteuttajien ääni. Kun uusia kehitystoiveita tulee ilmi, kirjaa ne samaan tehtävälistaan ja aja ne yllä mainitun arviointimyllyn läpi.
  • Viimeinen tärkeysjärjestyksen mittari on listalla olevien tehtävien vastuuttaminen. Innostavaksi ja tärkeäksi koettuun tehtävään löytyy vapaaehtoinen tekijä tai omistaja. Turhiksi koetut hommat seuloutuvat pois listalta ajan myötä.
  • Tämän työtavan kauneus on siinä, että se tekee tarpeet ymmärrettäviksi ja yhteismitallisiksi, osallistaa sidosryhmät ja tekee päätöksenteosta läpinäkyvää. Samalla käytät asiakkaan ja toteuttajien ääntä vipuvoimana, jolla vältät kalliit arvaukset ja harhaiset diktaattorit kehityshankkeissa.

Joni Hiirikoski